Am Anfang standen eine Idee, das Team und ein leeres Blatt Papier

Am Anfang des Projektes stand zunächst nur die Idee eines Mädchenflohmarktes im Raum. Hinzu kam die Motivation durch ein anderes Projekt: Als Gast beim Rotary Club Ilmenau nahm Daniel Laqua am Vortrag der Governor Christine Büring vom District 1950 teil, wobei er zum ersten Mal vom Projekt „Sanitation for Education“ erfuhr. Ein paar Tage zuvor hatte Juliane Müller bereits überlegt, dass es doch eine echt tolle Sache wäre, in Ilmenau mal einen sogenannten Mädchenflohmarkt durchzuführen. Beim gemeinsamen Auswerten des Vortrages kam beiden schließlich die Idee, das Ganze zu kombinieren und ein großes Projekt daraus zu machen. Ein Projekt quasi von Mädchen für Mädchen. Schnell war klar, das wird eine Menge Arbeit und eine weitere Person wird im Team benötigt. Dritter im Bunde sollte schließlich Gunnar Maaß sein, selber zu diesem Zeitpunkt noch kein Rotaracter aber guter Freund mit entsprechender Projekterfahrung. Ein erstes Projekttreffen wurde schnell einberufen und in einem ersten Brainstorming wurden alle relevanten Inhalte und Aufgaben definiert und dokumentiert. Es wurden klare Zuständigkeiten zugeteilt. Juliane, selber Vollzeitbloggerin, gibt dem Mädchenflohmarkt ein Gesicht und kümmert sich um das Design sowie die PR (Social Media und Co.). Daniel als Ingenieur kümmert sich um die IT und die Kommunikation bzw. Koordination. Gunnar, Student der Medienwirtschaft, bringt seine Erfahrung aus dem Bereich der Finanzplanung und Budgetierung ein und teilt sich mit Daniel die Sponsorenakquise. Aus dem erstellten Projektstrukturplan wurde dann ein Projektablaufplan geniert. Darin wurden zwei entscheidende Deadlines definiert: Die erste und wichtigste Deadline: Abschluss der Sponsorenakquise. Würde bis zu diesem Zeitpunkt nicht genug Geld bereitstehen, würde die Veranstaltung nicht durchgeführt werden können und somit abgesagt. Die zweite Deadline stellte einen Zwischenstand der Buchungen an Verkaufsständen dar. Sollte zu wenig Interesse bestehen, sollte die Aktion abgebrochen werden ohne unnötige Gelder für weitere Schritte auszugeben. Somit erklären sich auch, die zwei Phasen der Werbung. In der ersten Phase hieß die Zielgruppe „potentielle Verkäuferinnen“, in der zweiten Phase „potentiellen Besucher der Veranstaltung“.

Zur Werbung ist zu sagen, dass wir uns anfangs ausschließlich auf Facebook konzentrieren wollten, aber schnell merkten, dass es immer schwerer wird Menschen über Facebook zu erreichen. Vor allem jüngere Generationen halten sich überwiegend auf Instagram auf und so entschieden wir uns auch hier einen Account anzulegen und Twitter ebenfalls zu bespielen. Um einen Wiedererkennungswert zu schaffen, haben wir uns von Anfang an für ein Corporate Design entschieden und haben dieses auch bis ins Detail beibehalten.

Es war uns auch wichtig, die Veranstaltung als das zu lassen was sie ist, ein Mädchenflohmarkt. Es sollte bewusst nicht als Werbeveranstaltung für Rotaract oder Rotary stehen, sondern die Leute eher beiläufig merken lassen, wer hinter dem Ganzen steht und sich hinter den Kulissen um alles kümmert. Ziel des Mädchenflohmarktes war es neben der Spendensammlung ganz klar, auch etwas für unsere Stadt zu tun. Ein kulturelles Event zu schaffen. Etwas, das ausnahmsweise mal nichts mit der sonst omnipräsenten Technischen Universität Ilmenau zu tun hat. Deswegen entschieden wir uns auch bewusst für einen zentralen Veranstaltungsort mitten in der Stadt, fern von der Uni.

Auch den Aspekt der Spendensammlung haben wir sehr sanft ins Marketing eingebaut, ohne aufdringlich zu wirken. Nach und nach, um dem Mädchenflohmarkt seine Leichtigkeit und das Feeling des perfekten Mädelstags zu lassen, wurde während den Werbephasen immer mal wieder der gute Zweck genannt und erklärt sowie auf Plakaten und Flyer ein neugierigmachender Hinweis gesetzt: „Ein Projekt mit Herz“

Probleme bei der Sponsorenakquise

Für eine Veranstaltung wie den Mädchenflohmarkt Ilmenau war uns sehr schnell bewusst, dass wir einiges an finanziellen Mitteln beschaffen müssen.

Uns war ebenfalls schnell klar, dass wir, um möglichst viel Aufmerksamkeit, Verkäuferinnen und BesucherInnen zu bekommen, viel Aufwand betreiben müssen und dementsprechend auch finanzielle Mittel brauchen.

Wir brauchten also sowohl Sponsoren, um die Veranstaltung zu finanzieren, als auch Spender für das Projekt mit Herz dahinter.

Genau hier lag auch schon das erste Problem der Sponsorenakquise: der Unterschied zwischen Spende und Sponsoring schien nicht allen an die wir herantraten klar. Eine Spende bedeutet nämlich, dass dieses Geld direkt dem guten Zweck zugeführt wird. Wir haben selbstverständlich keinerlei Spenden entgegengenommen, um die Veranstaltung an sich zu finanzieren. Zudem sind wir als Club übrigens auch nicht in der Lage Spendenquittungen auszustellen, weshalb der Förderverein der Rotaract Clubs deutscher Distrikte e.V. zwischgeschaltet war. Dank des Fördervereins ist der gesamte Spendenfluss abgesichert und geregelt und wird somit sicher nach Indien transferiert. Eine Spende bedeutet übrigens auch, dass der Spender keinen Anspruch auf eine Gegenleistung hat – was uns zum Sponsoring bringt.

Gesucht waren Sponsoren, also Geldgeber, die bereit waren unsere Veranstaltung mit allem Drum und Dran (Werbung, Raummiete, DJ, Verpflegung des Teams ect.) zu finanzieren. Angeboten haben wir den Unternehmern und Firmen hierbei drei verschiedene Pakete, je nach Betrag bekamen sie zum Beispiel die Erwähnung auf allen Drucksachen zum Mädchenflohmarkt oder aber auf der Sponsorenwall, die dann als Selfiestation genutzt wurde oder auf unserer Homepage usw. Zusätzlich gab es individuelle Absprachen für kleinere Beträge oder materielle Leistungen wie z.B. Produkte für die Goodie Bags der Verkäuferinnen von einer renommierten Drogeriekette.

Als Resümee können wir sagen, dass die Sponsorenakquise sich als sehr schwierig gestaltet hat und aufgrund zahlreicher Absagen eher ernüchternd war. Auf nahezu alle unsere Anfragen via Mail wurde überhaupt nicht reagiert, selten gab es wenigstens eine Absage. Insgesamt wurden von uns 79 Anfragen per Mail verschickt, wobei davon nur eine einzige von Erfolg gekrönt war. Alle Sponsoringgelder wurden schließlich über persönliche Kontakte eingeworben. Dabei sind die notwendigen Kontakte über unseren Patenclub Rotary Ilmenau hergestellt wurden. Die Sponsorenakquise gestaltete sich dennoch als sehr langatmig und war mit einem erheblichen Kommunikationsaufwand verbunden. Durch den Gewinn der Sparkasse Arnstadt-Ilmenau als Hauptsponsor konnte die Durchführung der Veranstaltung überhaupt erst sichergestellt werden, da so der größte Posten, die Saalmiete im Hotel Tanne, abgesichert war.

Insgesamt haben sich nach vielen schlaflosen Nächten aber genügend Sponsoren gefunden, sodass die Veranstaltung mit etwa 800 Anwesenden ein voller Erfolg war und dem Rotaract Club Ilmenau keine finanziellen Lücken entstanden sind. Zudem wurden die wichtigsten Kernziele erreicht: eine enorme Medienpräsenz des Rotaract Clubs Ilmenau in der Region und eine Spendensumme von rund 2000€ für das Projekt „Sanitation For Education“.

Juliane Müller und Daniel Laqua